従業員個人情報取扱同意書

従業員個人情報取扱同意書

〔雇用主の名称〕（以下「当社」という。）は、〔従業員の氏名〕に対して、通常の雇用管理と下記の任意の個人情報の取扱いを分けて説明します。本書の同意は末尾の個別項目に限ります。

第1条（雇用管理と任意取扱いの区別）

1. 給与、社会保険、勤怠及び法定の安全衛生等に必要な情報は、通知した利用目的と適用法令に基づき扱います。これらを一括した任意同意の有無だけに依存させません。

2. 通常の取扱いの対象、取得元、目的及び保管期間：〔通常の雇用管理の対象等〕。本書は外国提供、個人番号の目的外利用又は健康情報の必要範囲を超えた収集を認めません。

3. 共同利用の法定公表を本書の署名だけで代替しません。

第2条（任意の個別事項）

項目番号・件名：〔同意項目番号〕・〔任意の取扱い項目〕

対象情報と取得元：〔任意取扱いの対象情報〕・〔任意取扱い情報の取得元〕

具体的な利用目的と行う処理：〔任意取扱いの目的と処理〕

国内の提供先名称・提供目的・提供項目（提供なしならなし）：〔任意取扱いの提供先等〕

利用・保存の期間と期間後の削除方法：〔任意取扱いの保存期間と削除方法〕

1. この同意は表の目的・対象・提供先・期間に限定します。異なる目的又は提供先の事項を一つの同意にまとめず、それぞれ別の項目番号の同意書で意思を確認します。

2. 写真の広報掲載等では媒体・公開範囲も目的欄に具体的に示します。法令上の本人同意が必要な要配慮個人情報の任意取得又は第三者提供は、その情報項目と取扱いを特定した上で同意後に行います。

3. 健康情報は必要な目的・範囲に限定し、閲覧担当を限定する取扱規程に従います。

第3条（拒否・撤回）

1. 任意事項に同意しないことを理由に採用、雇用継続、評価又は給与に不利益を与えません。当該任意機能・活動に限る利用できない範囲と代替方法：〔不同意の場合の影響〕（なければ「影響なし」）。

2. 当社は拒否又は未回答の場合、この任意取扱いを開始しません。本人は項目番号を示し〔個人情報の相談窓口〕へ連絡して将来の同意を撤回できます。

3. 当社は受領後5営業日以内に受付・対応日を回答し、以後の任意利用と新規提供を停止し、必要性のない保存分を30日以内に削除します。既に適法に行った処理を遡って無効にせず、法令保存分は隔離して必要期間保管します。

4. 公開済みの紙媒体や第三者へ適法に提供済みの情報について、回収不能な範囲と可能な対応を本人に説明し、停止・削除に必要な連絡を行います。

第4条（保護・窓口）

1. 当社はアクセス担当者を限定し、暗号化・権限管理・記録を行い、国内委託先に目的・安全・消去義務を課して監督します。期間満了後は適切に消去します。

2. 本人又は適法な代理人からの開示、訂正、利用停止等の請求及び苦情は〔個人情報の相談窓口〕で受け付け、法令に従い本人確認の上で回答します。事故時には調査・拡大防止を行い、法定の当局報告・本人通知を行います。

3. 本書への同意は本人の法定請求権を放棄するものではありません。

第5条（説明と意思の記録）

1. 説明した版・資料：〔説明した版・資料〕。私は上記の項目〔同意項目番号〕について説明を確認し、次のいずれか一つを選びます。

2. 別項目や将来の別用途にはこの意思表示を流用しません。

□ 同意する　□ 同意しない

回答日：〔回答日〕

本人：〔従業員の氏名〕　署名又は確認：________________

雇用主：〔雇用主の名称〕　説明担当者：________________