データ返却・削除確認書

データ返却・削除確認書

発行者〔発行者の名称〕は、受領者〔受領者の名称〕に対し、国内で提供したSaaSに係る〔原契約の名称〕（終了日：〔原契約の終了日〕）について、〔状況確認日〕時点で確認した返却・削除状況を報告する。本書は原契約の変更、債務の免除又は受領者による内容承認を意味しない。原契約に定める返却・削除義務及び事故時の連絡義務は、本書の交付によって消滅しない。

【対象データ】

対象は、原契約に基づき発行者又はその再委託先が取り扱った顧客データ、その複製、当該データを含むログ及び媒体のうち、別紙「対象範囲」に記載したものとする。

別紙にはデータ区分、管理主体・場所、対象期間、件数又は容量及び除外する区分とその理由を記録し、対象のない区分は「該当なし」と記す。

【返却・削除結果】

返却対象がある場合、別紙記載の形式・方法による実際の引渡日は〔返却日〕であり、未実施の場合は同欄に「未実施」、返却対象がない場合は「該当なし」と記す。実際の引渡記録及び受領記録の有無を別紙に示す。受領記録が未取得の場合、受領済みとは表示しない。

削除対象は本番環境、端末、共有領域、再委託先及びバックアップごとに、完了・未完了・該当なしを区分し、完了日、方法及び証跡を記録する。未完了のバックアップは別紙の消去予定日まで通常の利用及び復元を停止し、アクセスを必要最小限に制限する。ただし、障害対応等のため復元が必要になったときは原契約上の権限と手続を確認し、復元後の複製も削除対象に加えて記録し、復旧処理後5営業日以内又は原契約のより早い期限までに再削除してその証跡を追補する。

予定日は削除完了の証明ではない。

【例外と証跡】

法令上の保存が必要として返却・削除の対象から除く資料は、別紙に資料の区分、該当する保存根拠、保存期限、保管者及びアクセス制限を記録する。

社内規程による保存は法令保存と区別し、原契約上保持できる範囲に限る。保存期限の到来時は原契約及び適用法令に従って削除し、その結果を記録する。削除ログ、媒体廃棄証明、再委託先の処理記録等は、該当するものを別紙の証跡番号と対応させて添付又は保管場所を示す。

記録の未取得は「未取得」と表示し、完了の証拠としない。

発行者は、未完了処理の予定日後5営業日以内に結果を確認し、完了日と証跡を記載した追補を受領者へ交付する。対象漏れ、予定日超過、誤返却又は漏えい等の疑いを知ったときは、発行者は原契約の連絡方法に従い速やかに、遅くとも認識から24時間以内（原契約又は法令の期限が早ければその期限）に受領者に状況を通知し、対象の保全、調査及び是正結果を連絡する。

個人データの事故については、当事者が適用法令上の報告・本人通知を判断し実施できるよう必要な情報を連携する。

【別紙（交付時の状況）】

各欄は対象区分ごとに記入し、該当しない場合は「該当なし」、確認できない場合は「未確認」と記す。交付版と添付・参照証跡を保存する。

対象範囲：〔対象範囲〕（データ区分、管理主体・場所、対象期間、件数又は容量、除外区分と理由）

返却：〔返却の詳細〕（対象、引渡日・形式・方法、引渡記録番号、受領記録の有無・番号）

本番環境・端末・共有領域の削除：〔本番等の削除状況〕（区分別の完了・未完了・該当なし、完了日又は予定日、方法、証跡番号）

バックアップ：〔バックアップの状況〕（保管主体・場所、対象、完了・未完了・該当なし、消去日又は予定日、方法、証跡番号）

再委託先・媒体：〔再委託先・媒体の状況〕（名称・対象・処理状況・処理日又は予定日・証跡番号）

保存例外：〔保存例外の詳細〕（資料区分、法令上の保存根拠と期限、保管者、アクセス制限；該当なしの場合はその旨）

未確認事項と追補：〔未確認事項と追補〕（未取得の記録、確認担当者、確認予定日、追補の交付先）

作成・交付日：〔作成・交付日〕

作成者：〔発行者の名称〕　交付先：〔受領者の名称〕

受領記録：〔受領記録〕（交付方法・日時・記録番号。これは記載内容の承認を意味しない。）