法務部がない会社は契約書をどうチェックすればよいですか

社内でも、チェックリストを使って契約書の基本事項を確認できます。取引先、業務内容、金額、支払条件、契約期間、更新、解除、損害賠償、秘密保持などを順番に見ます。過去に使用した契約書や社内ひな形と比べる方法もあります。

この方法は、内容が定型的で、過去にも同じ条件で締結した契約に向いています。一方、法律の解釈が難しい条項や、取引の特殊な事情に伴うリスクは見落とす可能性があります。

始める前に、契約書の最新版、取引条件をまとめた資料、社内ひな形、確認項目の一覧を用意します。担当者が判断できない項目は、社内の決裁者に確認するか、外部の専門家への相談を検討します。

契約書の確認が少ない会社ではスポット依頼、継続的に法務相談が生じる会社では顧問契約が選択肢になります。弁護士には、契約上のリスク、修正案、法的な論点について専門的な検討を依頼できます。

スポット依頼は、重要な取引や初めて扱う契約の確認に向いています。顧問契約は、継続的な相談や会社の事業内容を踏まえた助言が必要な場合に向いています。ただし、依頼範囲や回答までの日数は契約条件によって異なります。

依頼前には、契約書、取引の目的、自社の立場、譲れない条件、回答希望日を整理します。修正案だけが必要なのか、条項の意味や交渉方針まで相談したいのかも明確にすると、依頼範囲を決めやすくなります。

AIによる契約書チェックは、条項の抜け漏れや注意点を見つける手段になります。ただし、AIの指摘が常に正しいとは限らず、契約を締結するかどうかの判断をAIだけに任せることは避けるのが一般的です。

AIによる契約審査サービスと弁護士法72条の関係について、法務省は2023年8月と2026年8月に考え方を公表しています。サービスの提供内容や対象案件などに応じて検討されるもので、AIを使うことだけで一律に適法・違法が決まるわけではありません。

始める前に、自社の契約書ひな形、重視する条項、修正を求める基準を整理します。あわせて、入力した契約書の保存、学習への利用、閲覧権限など、サービスの情報管理条件を確認します。

法務BPOや外部法務部は、契約書の受付、確認作業の支援、修正案の整理、契約台帳の更新などを継続的に委託する方法です。契約書の確認だけでなく、社内の法務業務を回す仕組みづくりにも利用されます。

契約件数が増え、管理部門だけでは対応が難しくなった会社に向いています。ただし、委託先によって対応範囲は異なります。法律事務の取扱いには弁護士法上の制約があるため、専門的な法律判断をどのように扱うかも確認が必要です。

導入前には、月ごとの契約件数、契約の種類、現在の承認手順、担当者、困っている業務を整理します。外部へ委託する範囲と、社内で判断・承認する範囲を明確にしておくことが重要です。

契約書のチェック方法は、金額だけでなく、事業への影響、契約条件の特殊性、問題が起きた場合の損失を基準に分けると運用しやすくなります。軽い契約は社内確認やAIを活用し、重要な契約は弁護士による確認も検討します。

例えば、標準的な秘密保持契約は社内チェックリストやAIで一次確認し、通常の業務委託契約はAIの指摘を担当者が検討する運用が考えられます。長期の独占契約や重要な知的財産を扱う契約では、専門家への相談を検討するのが一般的です。

最初からすべてを外注する必要はありません。社内で判断できる範囲を決め、判断が難しい契約を外部に回す仕組みを作ることが、少人数の管理部門では現実的です。